Toen de Corona-crisis begin 2020 uitbrak, kwam vanuit de overheid het dringende advies om zoveel mogelijk thuis te werken. Ruim een jaar later, wordt er nog steeds volop thuis gewerkt. Voor de Corona-crisis waren werkgevers veelal sceptisch over thuiswerken. Door de ervaringen die werkgevers het afgelopen jaar met het thuiswerken hebben opgedaan, wordt daar nu anders over gedacht: werknemers blijken hun werk in veel gevallen ook prima thuis te kunnen doen. De verwachting is dan ook dat er na de Corona-crisis structureel meer thuisgewerkt gaat worden.
Het is voor werkgevers raadzaam om zich hierop goed voor te bereiden. Waarmee moet je als werkgever allemaal rekening houden? Wij zetten de belangrijkste aandachtspunten op een rij.
Thuiswerkbeleid en thuiswerkovereenkomst
Op dit moment bestaat er nog geen wettelijk recht op thuiswerken. Er is wel een wetsvoorstel aanhangig dat tot doel heeft het recht op thuiswerken te versterken. Maar het is nog maar de vraag of dit wetsvoorstel daadwerkelijk wet wordt. Zie hierover onze eerdere blog.
De situatie nu is dat een werknemer alleen mag thuiswerken als dit is afgesproken met de werkgever. Als er eenmaal toestemming is gegeven om te mogen thuiswerken, kan die toestemming echter niet zomaar weer worden ingetrokken.
Om vooraf helder te hebben wanneer en onder welke voorwaarden een werknemer mag thuiswerken, raden wij aan een thuiswerkbeleid te introduceren. Dit kan als een apart document, maar kan ook in een afzonderlijk hoofdstuk in de personeelsgids worden opgenomen. Daarin dient in ieder geval aandacht te worden besteed aan:
wanneer een werknemer in aanmerking komt voor thuiswerken (welke functies);
de mogelijke omvang van het thuiswerken (aantal dagen en tijdstippen);
hoe de thuiswerkdagen/uren worden vastgesteld;
de (extra) verplichtingen die een thuiswerkende werknemer heeft;
de vereisten die worden gesteld aan de werkplek thuis;
op welke wijze de werkgever de thuiswerkplek van de werknemer mag controleren;
de middelen die aan een thuiswerkende werknemer ter beschikking kunnen worden gesteld;
een eventuele thuiswerkvergoeding en wat thuiswerken betekent voor de vergoeding van de reiskosten;
de beveiliging van de (digitale) werkplek en het waarborgen van de privacy;
in welke gevallen de werkgever het recht op thuiswerken (tijdelijk) eenzijdig kan intrekken.
Als met een werknemer wordt afgesproken dat hij structureel mag thuiswerken, raden wij aan om met deze werknemer een thuiswerkovereenkomst af te sluiten. In deze overeenkomst kunnen de gemaakte thuiswerkafspraken worden vastgelegd en kan het thuiswerkbeleid van toepassing worden verklaard. In het algemeen heeft het de voorkeur dat de werknemer expliciet met de overeenkomst akkoord gaat, bijvoorbeeld door ondertekening van een document, maar het is ook mogelijk de overeenkomst tot stand te brengen met een impliciet akkoord van de werknemer.
Ondernemingsraad
De ondernemingsraad heeft een instemmingsrecht ten aanzien van diverse onderwerpen die doorgaans in een thuiswerkbeleid worden vastgelegd, zoals regelingen die zien op arbeidsomstandigheden, bescherming van persoonsgegevens, werkoverleg, personeelsbeoordeling en mogelijkheden om werknemers te controleren. Voor het invoeren of wijzigen van (bepaalde onderdelen van) een thuiswerkbeleid zal de ondernemingsraad dus in veel gevallen vooraf om instemming moeten worden gevraagd. Los van deze wettelijke verplichting, kan het tijdig betrekken van de ondernemingsraad bij het ontwikkelen van het thuiswerkbeleid ook een positiever bijdrage leveren aan het creëren van draagvlak onder de werknemers.
Arbonormen en de risico inventarisatie en -evaluatie
De thuiswerkplek
De werkgever is verplicht te zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor de werknemer. Dit geldt ook voor de thuiswerkplek. Deze moet zo zijn ingericht dat de werknemers door hun werk geen fysieke klachten krijgen.
De thuiswerkplek dient ergonomisch te zijn ingericht en moet daarbij in ieder geval aan de volgende arbo-eisen voldoen:
Het bureau en de bureaustoel moeten op de juiste hoogte kunnen worden afgesteld;
Het beeldscherm moet op de juiste hoogte kunnen worden afgesteld;
Er moet voldoende verlichting zijn;
Klimaat moet op orde zijn (voldoende frisse lucht en juiste temperatuur)
De werkgever dient zijn werknemers actief instructies te geven over de vereisten die aan de werkplek worden gesteld. Bovendien dient de werkgever de werknemers te informeren over de risico’s die zij lopen bij het thuiswerken en welke maatregelen zij kunnen nemen om deze risico’s te beperken. Dit dient een terugkerend onderwerp van gesprek te zijn.
De werkgever dient te controleren of de thuiswerplek aan de vereisten voldoet. Dit kan bijvoorbeeld door de werkplek bij de werknemer thuis zelf in te richten. Een andere mogelijkheid is om een deskundige langs te sturen om te controleren of de werkplek aan alle arbonormen voldoet. Of de werknemer kan de werkplek zelf controleren aan de hand van een door de werkgever verstrekte checklist. Daarbij kan dan ook worden gevraagd om foto’s of beeldmateriaal van de thuiswerkplek te verstrekken.
Psychosociale arbeidsbelasting
Verder dient een werkgever ervoor zorg te dragen dat de werknemers geen psychische klachten ontwikkelen door het thuiswerken (stress, burn-out, etc.). Er moet een beleid gevoerd worden gericht op het voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting, waaronder het voorkomen van te hoog ervaren werkdruk.
In dit kader is van belang dat de werknemers zich ook houden aan de overeengekomen arbeidstijden. De werkgever moet officieel de arbeids- en rusttijden registreren en op zijn minst herhaaldelijk nagaan of de werknemer zich in de praktijk houdt aan de overeengekomen arbeidstijden.
Risico inventarisatie en evaluatie
De werkgever heeft de verplichting om in een inventarisatie en evaluatie schriftelijk vast te leggen welke risico’s de arbeid voor de werknemers met zich brengt. Dit betreft de zogeheten risico inventarisatie en evaluatie (“RI&E”). Wanneer werknemers structureel thuiswerken, dient de werkgever in deze evaluatie ook de risico’s van het thuiswerken te inventariseren en te evalueren. Daarbij dient aandacht te worden besteed aan de fysieke en psychische belasting van werknemers die thuis werken. Ook dient te worden stilgestaan bij de arbeids- en rusttijden, nu het onvoldoende pauze nemen tijdens het thuiswerken een risico is. De werkgever moet een plan van aanpak opstellen waarin staat hoe de aanwezige risico’s beheerst en voorkomen kunnen worden.
Voldoet een werkplek niet aan de arboregels en leidt een werknemer hierdoor schade, dan is de werkgever daarvoor aansprakelijk.
Sparck ondersteunt u graag bij al uw juridische vragen, neem contact met ons op en we helpen u verder.