Wanneer je een werknemer vraagt hoeveel vakantiedagen hij per jaar heeft, zal hij het aantal dagen wel kunnen noemen. Maar wanneer je hem vraagt hoeveel van die dagen wettelijke vakantiedagen en zijn en hoeveel er bovenwettelijk, zal hij daarop waarschijnlijk het antwoord niet kunnen geven. Dat is ook niet zo gek, nu in de arbeidsovereenkomst veelal alleen het totale aantal vakantiedagen wordt genoemd waarop de werknemer recht heeft. Dus zonder dat daarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. De werknemer - en zeker ook de werkgever - dient zich wel ervan bewust te zijn dat er een verschil bestaat tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Een werknemer raakt namelijk zijn wettelijke vakantiedagen kwijt wanneer hij zij niet tijdig heeft opgenomen.
Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Een werknemer heeft minimaal recht op het in de wet genoemde aantal vakantiedagen. Per jaar is dat vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week. Een werknemer die fulltime werkt, heeft daarmee recht op minimaal 20 (4x5) wettelijke vakantiedagen. In de arbeidsovereenkomst of in een CAO wordt regelmatig afgesproken dat een werknemer recht heeft op meer vakantiedagen dan alleen het wettelijk minimum aantal. Deze “extra” dagen zijn de bovenwettelijke vakantiedagen.
Verval en verjaring van vakantiedagen
Om te stimuleren dat een werknemer daadwerkelijk zijn vakantiedagen opneemt, is in de wet bepaald dat wettelijke vakantiedagen komen te vervallen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin deze wettelijke vakantiedagen zijn verkregen. Een werknemer heeft daarmee anderhalf jaar de tijd om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen. De wettelijke vakantiedagen die een werknemer in 2020 heeft verkregen, moeten dus uiterlijk 1 juli 2021 zijn opgenomen. Zo niet, dan raakt de werknemer deze wettelijke vakantiedagen kwijt.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt alleen een verjaringstermijn van vijf jaar gerekend vanaf de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan.
Een belangrijk verschil tussen verjaring en verval is dat een verjaringstermijn kan worden gestuit door de werknemer. Wanneer bovenwettelijke vakantiedagen dreigen te verjaren, kan de werknemer een brief sturen aan de werkgever waarin hij aangeeft onverkort aanspraak te blijven maken op deze bovenwettelijke vakantiedagen. Vanaf dat moment zal de verjaringstermijn van vijf jaar opnieuw gaan lopen.
Werknemer moet wel in staat zijn geweest wettelijke vakantiedagen op te nemen
De wet kent een uitzondering op het verval van de wettelijke vakantiedagen. Wanneer de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om zijn wettelijke vakantiedagen binnen de vervaltermijn op te nemen (dus voor 1 juli van het volgende kalenderjaar), komen deze niet te vervallen. Voor deze vakantiedagen geldt dan nog wel de verjaringstermijn van vijf jaar.
Van het redelijkerwijs niet kunnen opnemen zal vooral sprake zijn bij volledige arbeidsongeschiktheid van de werknemer die ook niet in staat is om te re-integreren. In andere gevallen dan volledige arbeidsongeschiktheid zal er slechts in uitzonderlijke gevallen sprake van kunnen zijn dat de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest de wettelijke vakantiedagen op te nemen.
Werkgever moet werknemer wel wijzen op dreigende verval van vakantiedagen
Uit Europese rechtspraak volgt dat een werkgever alleen met succes een beroep kan doen op de vervaltermijn wanneer hij kan aantonen dat hij de werknemer tijdig en nauwkeurig heeft geïnformeerd over het dreigende vervallen van zijn vakantiedagen. Bovendien moet de werkgever de werknemer dan daadwerkelijk in staat stellen om zijn vakantiedagen alsnog tijdig te kunnen opnemen. Doet een werkgever dit niet, dan komen de wettelijke vakantiedagen niet te vervallen. In een recente uitspraak heeft ook de Nederlandse rechter deze uitgangspunten bevestigd.
Werkgevers moeten zich hiervan goed bewust zijn. Wij raden werkgevers aan om in ieder geval aan het begin van het jaar volgend op het jaar waarin de wettelijke vakantiedagen zijn opgebouwd voor elke werknemer na te gaan of hij nog aanspraak heeft op wettelijke vakantiedagen. Wanneer daarvan sprake is, dient de werknemer expliciet – op schrift – erop gewezen te worden dat die dagen komen te vervallen per 1 juli van dat jaar. En dat daarom de werknemer dringend wordt geadviseerd deze vakantiedagen tijdig op te nemen. Eind maart van het betreffende jaar zal de werkgever dit opnieuw moeten nagaan en waar nodig opnieuw de werknemers dringend moeten adviseren de betreffende vakantiedagen tijdig op te nemen. Wanneer een werkgever dit zorgvuldig doet en een werknemer desondanks zijn wettelijke vakantiedagen niet opneemt voor 1 juli van dat jaar, dan komen deze dagen te vervallen. De werknemer is ze dan daadwerkelijk kwijt.
Werknemer neemt automatisch de dagen op die als eerste vervallen of verjaren
Tot slot merken we op dat een werknemer bij zijn vakantieaanvraag niet hoeft te vermelden welke vakantiedagen hij wil opnemen. De werknemer wordt geacht automatisch de vakantiedagen op te nemen, die als eerste komen te vervallen dan wel te verjaren. Het is aan de werkgever om een deugdelijke administratie bij te houden van de opgebouwde, opgenomen en eventueel vervallen en verjaarde vakantiedagen van de werknemer.
Sparck ondersteunt u graag bij al uw juridische vragen, neem contact met ons op en we helpen u verder.